10 elementi importanti da chiedere al vostro Channel Manager
Negli ultimi 10 anni la tecnologia del settore STR si è evoluta alla velocità della luce. Oggi abbiamo applicazioni per ogni cosa e software che possono rendere la vita di un gestore immobiliare molto più facile. Tuttavia, ci sono ancora alcuni richiami di base che potrebbero sorprendervi e che non sono ancora al livello delle esigenze tecnologiche come dovrebbero essere.
Vi mostreremo cosa cercare nella scelta di un software, in modo che possiate prendere decisioni ben informate e non essere colti di sorpresa. Oggi ci occuperemo di uno degli strumenti più importanti utilizzati dai gestori di immobili, ovvero il Channel Manager.
I Channel Manager svolgono un ruolo fondamentale nella gestione di una casa vacanza, in quanto l’annuncio viene distribuito a decine di portali e OTA e offre la possibilità di raggiungere un pubblico più ampio e di aumentare le vendite. Ma cosa succede quando le cose vanno male o non funzionano correttamente? Chi se ne assume la responsabilità? Il più delle volte sono i gestori di proprietà a dover ridurre i loro profitti per coprire un overbooking o una prenotazione effettuata al prezzo sbagliato.
Ecco perché è fondamentale lavorare con uno strumento di gestione dei canali solido, affidabile e trasparente, che si sappia che farà il suo lavoro. E per “fare il lavoro” non intendiamo dire che farà tutto il lavoro al posto vostro come una bacchetta magica, ma che non si tratta di un falso mito per molti gestori di immobili che sono alle prime armi. Un channel manager vi aiuterà a distribuire il vostro portafoglio e a ottenere visibilità sui vostri annunci e sul vostro marchio, ma richiederà attenzione e controlli costanti da parte vostra, indipendentemente da quanto tutto sia automatizzato. La domanda principale è: quanto lavoro richiede?
Molti gestori di immobili che cercano un channel manager, sia che si tratti della prima volta che iniziano a usarne uno o che vogliano passare dal loro attuale fornitore, si lasciano guidare dal rappresentante di quel particolare software, ma non sanno quali domande fare, poiché il channel manager è la parte meno “visibile” del software, eppure ciò che avviene dietro le quinte è in realtà la parte importante.
10 elementi importanti da chiedere al vostro Channel Manager
1. La connessione con il portale x o y è una sincronizzazione a due vie?
Potreste rimanere sorpresi nel vedere che alcuni channel manager pubblicizzano una connessione ICAL come una vera e propria connessione. No, signore e signori, noi disapproviamo severamente questa pratica, poiché l’ICAL non è una connessione, ma solo una funzionalità di blocco del calendario.
Assicuratevi di chiedere quale tipo di connessione è disponibile attraverso il channel manager, se non per tutti i portali disponibili, almeno per i primi 10 performer a cui siete interessati. Deve sempre esserci una connessione di tipo API e, all’interno di questa categoria, chiedete se si tratta di una connessione Basic Rates & Availabilities (si tratta di versioni più vecchie con contenuti di base nell’xml) o se si tratta di una Content API che sincronizzerà tutte o la maggior parte delle caratteristiche dell’annuncio.
2. Chi sviluppa le API?
Le grandi OTA sono quelle che di solito hanno le proprie API disponibili per i Channel Manager da sviluppare e integrare, mentre i portali più piccoli sono di solito quelli che fanno il lavoro al contrario, essendo quelli che sviluppano le API dei Channel Manager per connettersi. Perché questa distinzione è importante? Se è l’API dell’OTA che il channel manager deve sviluppare, i grandi player come Booking.com, Airbnb o VRBO hanno una varietà di API per diverse funzioni/livelli di integrazione. Anche se un channel manager dice di avere una connessione con, ad esempio, Airbnb, questo non significa necessariamente che tutte le funzioni fornite da Airbnb all’interno dell’API siano effettivamente sviluppate. Approfondiremo questo aspetto nei punti seguenti, relativi alle versioni delle API e alle Preferred Partnership.
Se, al contrario, è il portale a sviluppare l’API del channel manager, in questo caso dovrete chiedere quanto è profonda l’integrazione e quali sono le capacità di tale API. Chiedete la compatibilità delle funzioni principali, che dovrebbero essere un requisito minimo.
3. Quale versione dell’API utilizzate?
Si tratta di una questione spinosa, che molto probabilmente metterà il rappresentante in difficoltà, poiché è piuttosto tecnica. Ma è un dettaglio importante. Potete controllare online qual è la versione più aggiornata dell’API (le grandi OTA hanno queste informazioni elencate pubblicamente) e potete fare un confronto con la risposta che otterrete dal vostro channel manager. Questo vi darà una mera idea di quanto siano aggiornati e di come riescano a stare al passo con le continue aggiunte che le OTA fanno. L’OTA è attualmente alla versione 3.2, ma il vostro channel manager è ancora alla 1.4? Bandiera rossa! Forse sono sulla 2.8? Ok, non così indietro, è un buon segno. Sono sulla 3.2? Incredibile! È quello che stiamo cercando.
4. Quali sono i tempi di sincronizzazione?
La gestione di un annuncio attraverso un channel manager richiede un ritmo dinamico. Alcuni elementi della sincronizzazione sono più critici di altri. Iniziamo da questi: tariffe, regole di occupazione e disponibilità devono essere sincronizzate quasi istantaneamente. Questi tre elementi giocano un ruolo fondamentale nel garantire che una prenotazione venga effettuata correttamente, al giusto prezzo, per la giusta durata e, soprattutto, che non si sovrapponga a nessun’altra prenotazione. Cercate un tempo di sincronizzazione il più vicino possibile alla parola “istantaneo”. Anche altre caratteristiche come foto, servizi, descrizioni, ecc. sono importanti. Queste dovrebbero essere sincronizzate almeno due volte al giorno per assicurarsi che il vostro annuncio sia accurato e aggiornato. Qualsiasi tempo di sincronizzazione superiore alle 24 ore non dovrebbe essere considerato accettabile per queste caratteristiche.
Ecco un esempio delle OTA più rappresentative a cui si collegano i Channel manager
5. Quanto lavoro manuale mi richiederà?
Come abbiamo detto nel punto precedente sullo sviluppo dell’API, non tutte le funzioni saranno compatibili o integrate attraverso l’API, quindi è importante sapere quali elementi NON sono sincronizzati e dovranno essere aggiunti manualmente. Foto? Inaccettabile. Servizi? Va bene se alcuni specifici non sono compatibili, ma i principali dovrebbero essere presenti. Distribuzione delle camere? Inaccettabile. Descrizioni? Inaccettabili. E l’elenco potrebbe continuare per un po’, ma avete capito il punto. Più cose non sono compatibili tramite l’API, più lavoro manuale dovrete fare per garantire una buona qualità e presentazione del vostro annuncio, che a sua volta si convertirà in un maggior numero di prenotazioni e in una migliore esperienza per gli ospiti. In questo caso i channel manager devono fare un passo avanti.
6. Siete un Preferred Partner di x o y OTA / portale?
Le principali OTA come Booking.com, Airbnb, VRBO ed Expedia hanno un programma di partnership preferenziale in cui assegnano annualmente uno status ai channel manager collegati. Di solito ci sono 2 o 3 livelli e i nomi possono variare (Preferred, Preferred +, Premium, Elite, ecc.). L’aspetto importante è che questi programmi di partnership sono, tra l’altro, una convalida dell’adozione di nuove funzionalità dell’API. Quindi, se cercate un channel manager che abbia uno status Elite, è molto probabile che abbia sviluppato una vasta gamma di API. Ci sono anche altre cose di cui si può beneficiare, come i webinar, gli eventi o la formazione che le OTA organizzano in collaborazione con i Channel Manager.
7. Le prenotazioni sono sincronizzate con tutte le informazioni?
Può sembrare una domanda ovvia, ma a volte la cosa più ovvia è quella che passa inosservata. Chiedete al vostro channel manager se le prenotazioni vengono sincronizzate nel loro sistema (bloccando così il calendario sul posto) e con che tipo di informazioni devono apparire. Immaginate di ricevere le prenotazioni per posta e di doverle inserire manualmente nel software. Che cosa? Si suppone che si debba guardare la posta elettronica 24 ore su 24, 7 giorni su 7? Questo comporta un enorme rischio di overbooking, quindi tenete d’occhio questo dettaglio. E anche le informazioni che vi vengono restituite. Immaginate di ricevere solo il prezzo finale, ma senza alcuna suddivisione degli extra. Ciò significa che dovrete controllare la prenotazione sull’interfaccia dell’OTA, inserire manualmente gli extra e modificare il prezzo corrispondente. Questi sono forse 10 minuti del vostro tempo. Moltiplicate questo tempo per il numero di prenotazioni che ricevete in media al giorno, ed è una quantità enorme di tempo!
8. Siete un Preferred Partner di x o y OTA / portale?
Un altro aspetto importante della gestione delle prenotazioni sono le modifiche e le cancellazioni. Gli ospiti cambiano spesso idea o vogliono prolungare il loro soggiorno, quindi modificare una prenotazione è qualcosa che accade quotidianamente. Il vostro channel manager supporta tali modifiche tramite l’API? Oppure dovete raddoppiare il lavoro e inserire le modifiche nel loro software e poi anche nell’interfaccia del portale o dell’OTA? Questo può richiedere molto tempo, quindi assicuratevi di coprire anche questo aspetto.
9. Avete un modo integrato per comunicare con gli ospiti?
Inutile dire che la comunicazione con gli ospiti è un compito costante, dal momento della pre-prenotazione fino al check-out. Avete bisogno di una piattaforma che centralizzi le attività di comunicazione in un’unica interfaccia e non dobbiate saltare avanti e indietro tra tutti i back-end delle OTA e la vostra e-mail per assicurarvi che tutte le comunicazioni si svolgano senza intoppi.
10. Le recensioni sono integrate e sincronizzate?
Il vostro marchio e la vostra reputazione non sono qualcosa con cui giocare e la costruzione di una solida referenza richiede buone recensioni e raccomandazioni da parte dei vostri ospiti e dei vostri proprietari. Ma se avete 100 recensioni su 10 piattaforme diverse, come potete assicurarvi di averle riviste e soprattutto di aver risposto a tutte? Chiedete al vostro channel manager se le recensioni fanno parte della loro integrazione. Questo semplificherà notevolmente il vostro lavoro e il team di guest experience sarà in grado di reagire più velocemente a eventuali problemi e fornire soluzioni agli ospiti insoddisfatti, oltre a ringraziare quelli che sono rimasti soddisfatti del loro soggiorno e invitarli a tornare presto.
Non tutti i channel manager saranno in grado di soddisfare tutte le esigenze, né esiste un canale di distribuzione perfetto e senza macchie. Ma prendere una decisione informata e sapere quali sono i punti chiave da tenere d’occhio vi farà sicuramente risparmiare tempo e grattacapi nel lungo periodo. Non lasciate che i prezzi o le interfacce brillanti siano i fattori decisivi, ma indagate di più, chiedete e confrontate le opzioni e le soluzioni.
Ci auguriamo che abbiate apprezzato l’elenco che il nostro team di esperti ha compilato per voi e ricordate che noi di Master VR siamo qui per valutare e consigliarvi sull’adattamento del software per la vostra azienda, sull’implementazione della tecnologia e sulla formazione del personale. Contattateci se volete saperne di più.